De digitale postkamer als stip op de horizon

Schriftelijke communicatie tussen organisaties en overheden met klanten, burgers en bedrijven verloopt al lang niet meer uitsluitend via papieren post. Die tijd is geweest. Hoewel papieren post nog niet is afgeschreven, is de manier waarop we met elkaar communiceren met de jaren sterk veranderd. Tegenwoordig is er een ruime keus uit communicatiemiddelen waarmee we met elkaar in contact kunnen komen. In dit artikel laten we u zien welke uitdagingen dit voor organisaties en overheden met zich meebrengt en hoe een digitale postkamer hier aan kan bijdragen.

Digitale post: E-mail, social media & Whatsapp

Naast papieren post ontstaan er in Nederland steeds meer vormen van digitale post. Natuurlijk is er allereerst de e-mail, het meest populaire en misschien ook meest verfoeide communicatiemiddel. Ga maar eens na hoeveel e-mailberichten u dagelijks in uw postvak ontvangt. Bent u het overzicht nog niet verloren dan hoort u waarschijnlijk tot de groep met uitzonderingen. Bij veel organisaties en overheden is het faxapparaat ook nog steeds in gebruik. Dit bijna afgeschreven stukje techniek dat floreerde in de jaren ’80 en ’90 van de vorige eeuw, staat in veel organisaties nog steeds geen stof te happen. Geloof het of niet, met grote regelmaat rollen hier nog steeds berichten uit! Vaak worden faxberichten echter digitaal als PDF document ontvangen via de e-mail en is dit kanaal hiermee voor veel organisaties ook een vorm van digitale post geworden.

Een recente trend zijn de social media waar veel organisaties en overheden gretig op aanhaken. Welke organisatie of overheid heeft vandaag de dag nog geen Twitter-account? Die zijn op één hand te tellen. Daarnaast zien we ook steeds meer initiatieven ontstaan met WhatsApp. Deze populaire berichten-app wordt op steeds meer plekken als extra dienstverlenend kanaal zakelijk ingezet.

Zorg dat u door de bomen het bos blijft zien

Was het al vaak lastig genoeg om papieren poststromen in goede banen te leiden, met de opkomst van steeds meer verschillende digitale communicatiemiddelen en hiermee dus ook steeds meer vormen van digitale post, dreigen veel organisaties en overheden door de bomen het bos helemaal niet meer te zien. Hoe zeer organisaties ook hun uiterste best doen, traditionele postverwerking (of het nu op papier of digitaal is), blijft een tijdrovende activiteit waar veel mensenhanden aan te pas komen en dus met een reële kans op fouten.

U herkent deze situaties ongetwijfeld: poststukken raken kwijt, of ze worden te laat of bij de verkeerde persoon bezorgd. In ons vorige artikel zijn de risico’s en gevolgen van papieren post de revue gepasseerd. Veel organisaties nemen daarom afscheid van de traditionele manier van postverwerking en kiezen voor een digitale postkamer. Maar wat is nu eigenlijk een digitale postkamer precies en waar moet u aan denken voordat u hiermee aan de slag gaat?

De digitale postkamer in een notendop

De digitale postkamer automatiseert uw postverwerkingEen digitale postkamer classificeert, herkent en registreert automatisch alle verschillende documenten die u ontvangt. Dit gebeurt aan de hand van specifieke documentkenmerken. Een inkomende factuur wordt bijvoorbeeld direct herkend aan de hand van een betalingskenmerk, een uniek kenmerk voor dit type document. Om ook papieren poststukken in de digitale postkamer te kunnen verwerken, worden deze documenten eerst gescand en daarmee gedigitaliseerd. Dit betekent meteen het einde van papieren poststromen in uw organisatie. Deze kunnen nu letterlijk de prullenbak in want de gedigitaliseerde documenten in de digitale postkamer gelden als authentiek! Uiteraard moeten overheidsorganisaties hierbij rekening houden met het besluit tot vervanging volgens de archiefregeling.

Het voordeel van digitale post is dat u documenten nu elektronisch naar de verschillende afdelingen of personen kunt verspreiden. Een digitale postkamer kan dit proces volledig geautomatiseerd voor u uitvoeren. Documenten raken dus niet meer zoek en zijn sneller op de juiste plek van bestemming. Een bijkomend voordeel van de digitale postkamer is dat u op deze plek de relevante informatie direct uit de documenten extraheert. Deze informatie is vervolgens beschikbaar voor medewerkers die u hiervoor hebt geautoriseerd. Ook dit proces verloopt volledig geautomatiseerd en daarmee blijft vertrouwelijke informatie ook echt vertrouwelijk!

De digitale postkamer mag geen doel op zichzelf zijn

“Prima, zo’n digitale postkamer”, zult u wellicht denken, “maar waar moet ik beginnen?” Belangrijk om te weten is waar uw organisatie staat en naar toe wil. Is er zicht op de verschillende soorten documenten die uw organisatie dagelijks ontvangt en de processen die hiermee samenhangen?

We brengen dit punt vaker naar voren in onze artikelen, maar de digitalisering (dus ook een digitale postkamer) mag geen doel op zichzelf zijn. Het is een middel dat moet passen binnen de doelstellingen en strategie van uw organisatie.

Een “project digitale postkamer” zou daarom nooit een opzichzelfstaand feit mogen zijn. Dan ontstaat het risico dat digitaliseren het doel wordt en dat bestaande processen op het gebied van postverwerking één-op-één worden gedigitaliseerd. Dat is bijna nooit een goede oplossing. Want zijn bestaande processen wel het meest efficiënt ingericht? En zijn de bestaande processen nog even efficiënt wanneer deze één-op-één gedigitaliseerd zijn?

De digitale postkamer moet dus passen binnen het informatiebeleid van uw organisatie. En processen moeten opnieuw ingericht worden. Betrek medewerkers op verschillende niveaus binnen uw organisatie en creëer draagvlak op bestuursniveau. Zo zorgt u ervoor dat de digitale postkamer bijdraagt aan de doelstellingen en strategie van uw organisatie.

Met beleid van start gaan is zeker niet eenvoudig en kost tijd, dat begrijpen we maar al te goed. Door hierin te investeren legt u echter de basis waar u op verder kunt bouwen en komt de stip op de horizon snel dichterbij.

Gerelateerde blogartikelen: 4 redenen waarom papieren post niet meer van deze tijd is

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!