Digitale factuur, elektronische factuur, e-factuur, snapt u het nog?

Met dit artikel hopen wij een stukje helderheid en inzicht te geven op het onderwerp digitaal factureren, of elektronisch factureren, of e-factureren, of hoe noemt u het? Bovenstaande termen worden door verschillende bedrijven en organisaties door elkaar heen gebruikt en dan zijn er ook nog organisaties die verschil maken tussen de ene en de andere term en dat is best wel verwarrend. Want u wilt gewoon snel, foutloos en kostenbesparend factureren, toch?

Het slechte nieuws over digitaal factureren

Het slechte nieuws is dat er wel degelijk verschillende soorten digitale facturen bestaan. Er zijn dus én verschillende benamingen die door verschillende bedrijven op een andere manier worden gebruikt én er zijn ook nog inhoudelijke verschillen. Deze combinatie creëert redelijk wat verwarring. Wat kunnen wij dan doen? Allereerst, een consistente benaming aanhouden en u vertellen waarom wij hiervoor kiezen. En ten tweede, u het verschil uitleggen tussen de inhoudelijke verschillen in digitaal factureren! Dat er inhoudelijke verschillen zijn betekent trouwens niet dat wij geen totaaloplossing bieden voor digitaal factureren. Dit artikel is simpelweg bedoeld om u meer inzicht te geven op dit onderwerp!

Verschillen in benaming: Elektronische factuur vs. digitale factuur vs. e-factuur

Het woord ‘digitaal’ en ‘elektronisch’ wordt door elkaar heen gebruikt door bedrijven, maar het betekent in feite hetzelfde. Wij vinden het daarom erg verwarrend om deze termen door elkaar heen te gebruiken of onderscheid te maken tussen het één of het ander. Wij spreken daarom van digitale facturen als verzamelnaam voor alle facturen die niet op papier staan. Dit is in onze ervaring het meest gebruikte woord. En ook Google Trends (gebaseerd op zoekgedrag van internetgebruikers) laat dit zelfde beeld zien:

Vergelijking digitale factuur vs elektronische factuur


Maar veel organisaties gebruiken toch ook nog het woord ‘e-factuur’ hoor ik u denken. Dat klopt, maar deze benaming wordt in tegenstelling tot de benamingen ‘digitale factuur’ en ‘elektronische factuur’ wel redelijk consistent gebruikt in de markt (een paar uitzonderingen daargelaten natuurlijk).

Het woord e-factuur (of in het Engels e-invoice) wordt namelijk door de meeste bedrijven (waaronder het CBS) gebruikt om de heilige graal van digitaal factureren aan te geven: De digitale factuur die gemaakt is voor automatische verwerking! Een e-factuur heeft een standaard (verwerking)formaat. Dit formaat zorgt ervoor dat de factuur automatisch uitgewisseld kan worden tussen applicaties. Omdat wij blij zijn met een klein stukje consistentie in de markt, noemen wij deze vorm van digitale facturen, net als heel veel andere bedrijven, ook e-facturen. Deze benaming geeft dus een inhoudelijk verschil aan!

Maar is een e-factuur niet een afkorting van… Ja, helaas wel, maar om de verwarring niet compleet te maken houden wij “slechts” twee termen aan: Digitaal factureren voor alle vormen van facturen die niet op papier staan en e-factureren voor een digitale factuur in een standaard formaat.

De inhoudelijke verschillen in digitaal factureren

Er zijn grofweg drie vormen van digitaal factureren. De inhoudelijke verschillen zitten vooral in de tijd & energie die geleverd moet worden om de digitale facturen binnen uw organisatie automatisch te verwerken. Want dat is toch wat u wil? Tijd besparen, kosten reduceren en fouten voorkomen.

Wij proberen zo kort en duidelijk mogelijk de verschillen voor u op een rij te zetten en leggen daarna uit wat er nodig is om de verschillende soorten digitale facturen automatisch te laten verwerken.

Drie soorten digitale facturen

Nu de inhoudelijke verschillen. Er zijn drie soorten digitale facturen: 

  1. De gescande factuur waarbij een papieren factuur wordt gedigitaliseerd met een scanner
  2. De digitale factuur die (in de basis) voor mensen gemaakt is. Vaak een PDF of Word bestand.
  3. De digitale factuur die voor computers(applicaties) gemaakt is in een XML formaat (zoals bijvoorbeeld UBL). Deze vorm wordt zoals hierboven beschreven door de meeste organisaties ook wel een e-factuur genoemd.

Bij iedere stap in bovenstaand rijtje wordt het eenvoudiger om de factuur automatisch te laten verwerken door applicaties zoals een boekhoudsysteem of een ERP systeem.

#1 De papieren factuur die gescand wordt

Wanneer een factuur op papier binnenkomt in de organisatie en vervolgens gescand wordt, dan moet het meeste werk verzet worden om deze te kunnen verwerken:

  1. Allereerst moet iedere factuur uit de envelop gehaald worden en moeten deze gesorteerd worden. Vervolgens worden deze uiteraard gescand. Dit kan decentraal gebeuren bij de afdeling die de factuur ontvangt, of centraal in een speciaal daarvoor ingerichte afdeling.
  2. De gescande factuur kunt u zien als een soort afbeelding. Om de factuur te verwerken moet de afbeelding omgezet worden naar tekens (tekst, cijfers) die een computer kan interpreteren. Om deze slag te slaan wordt herkenningssoftware toegepast, ook wel OCR software genoemd.
  3. Als de afbeelding is omgezet naar tekst & cijfers dan kan de computer deze lezen, maar de computer moet ook weten welke informatie waar staat om deze te kunnen verwerken. Gegevens die nodig zijn voor de verwerking zoals banknummer, factuurbedrag etc. staan niet bij iedere factuur op dezelfde plaats. Met data extractie kunnen we met behulp zelflerende software ervoor zorgen dat de juiste gegevens uit de factuur gehaald kunnen worden die nodig zijn voor de verwerking.

#2 De digitale factuur in PDF of Word formaat

Dit is de digitale factuur die nooit op fysiek papier heeft gestaan, maar vooral voor mensen is gemaakt. Vaak gaat het om een PDF factuur of zelfs een Word versie. Deze digitale factuur is niet veel meer dan de hierboven beschreven gescande versie van de papieren factuur. Wel wordt er tijdswinst geboekt omdat er niet gescand hoeft te worden.

Stap #3 in bovenstaand verhaal is wel nog nodig. We hebben nog steeds data extractie nodig om de computer te kunnen vertellen welke data waar staat.

#3 De digitale factuur voor automatische verwerking: de e-factuur

Zoals we eerder in dit artikel beschreven zijn e-facturen de heilige graal van digitaal factureren. Deze facturen zijn opgemaakt in een bepaald standaard formaat en kunnen direct en geautomatiseerd worden uitgewisseld tussen verschillende applicaties.

Maar juist bij deze digitale factuur zit de winst omdat e-facturen het meest efficiënt verwerkt kunnen worden, namelijk helemaal automatisch: Scannen is niet nodig, herkennen (OCR) is niet nodig, en ook data extractie is niet nodig! Dit scheelt tijd en bespaart u kosten.

Dit is overigens niet alleen onze mening, het CBS schrijft hierover: “…De efficiencywinst wordt nog groter als bedrijven de facturen volledig geautomatiseerd kunnen verwerken. Dit laatste is mogelijk met zogenaamde ‘e-facturen’. Om deze redenen heeft de Europese Commissie zich tot doel gesteld dat e-facturen in 2020 de dominante vorm van facturen zijn in Europa (Europese Commissie, 2010c).”

Adoptie van e-factureren valt tegen

De e-factuur heeft dus genoeg voordelen: Het voorkomt fouten, is sneller, kost minder energie, en is goed voor het milieu (papierreductie). En op termijn (vaak sneller dan u denkt) realiseert het een aanzienlijke kostenbesparing. Toch valt de adoptie, zeker in Nederland tegen. Ook dit heeft zijn reden natuurlijk. Onze gedachte hierover leest u in ons volgende artikel over digitaal factureren!

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!