Integratie van GWS4all, iWRITER en Decos bij gemeente Maasgouw

Maasgouw, de gemeente die op 1 januari 2007 is ontstaan door de samenvoeging van de gemeenten Heel, Maasbracht en Thorn, heeft haar werkzaamheden op het gebied van Werk, Inkomen en Zorg geautomatiseerd met GWS4all, het informatiesysteem van Centric. Met GSW4all worden alle activiteiten geregistreerd om er vervolgens documenten van te maken via iWRITER, die op haar beurt de documenten naar het Document Management Systeem Decos stuurt om ze veilig te bewaren. Waarom de samenwerking van deze systemen zo krachtig is, lees je in mijn blog.

Documentgeneratie bij gemeente Maasgouw met GWS4all, iWRITER en Decos

Om het proces van documentgeneratie tot aan documentregistratie gestroomlijnd en betrouwbaar te laten verlopen wordt gebruik gemaakt van de volgende softwarematige integratieoplossing:

GWS4all in combinatie met Module documentuitvoer (MDU) van Centric voor het aanleveren van metadata

– iWRITER voor het genereren van documenten

Decos voor het registreren van documenten in het Document Management Systeem

Je zult je wellicht afvragen: waarom zijn er drie systemen nodig om informatie op te slaan? Dat lijkt misschien veel, toch merkt de eindgebruiker hier niets van. De drie systemen worden ingezet op datgene waar ze goed in zijn: het beheren en het aanleveren van metadata (GWS4all), het genereren en opmaken van documenten (iWRITER) en het registeren en opslaan van documenten (Decos), met de vereiste dat de systemen onderling goed met elkaar communiceren. Elk systeem heeft zijn eigen kracht.

Hoe werkt het informatieproces?

GWS4all, het informatiesysteem van Centric, staat aan het begin van het proces. In het informatiesysteem bevindt zich metadata die via een XML bestand naar iWRITER wordt verzonden. iWRITER verwerkt die metadata in professionele brieven, rapportages en beschikkingen bijvoorbeeld. Deze documenten worden in Microsoft Word opgesteld. Dit voelt vertrouwd en is bovendien eenvoudig in gebruik. De informatie (metadata) die van GWS4all afkomstig is, kan in het iWRITER-document nog gewijzigd worden. Is het document gereed, dan wordt het vervolgens geregistreerd en opgeslagen in Decos. Handig is ook dat het opgeslagen document eenvoudig terug te vinden is.

Wat zijn de voordelen van deze integraties?

Het document passeert dus meerdere taakspecifieke stations alvorens het in Decos terechtkomt. De eindgebruiker wordt hier niet mee belast. Dat is voordeel één. Voordeel twee is dat je te allen tijden de metadata, afkomstig van het informatiesysteem GWS4all, in iWRITER kunt wijzigen. Voordeel drie is echter de belangrijkste naar mijn mening: door de integratie van GWS4all, iWRITER en Decos worden documenten voorzien van de juiste data, van de juiste opmaak en worden documenten altijd op de juiste locatie opgeslagen. Een win-win-win situatie dus. De kans op fouten wordt fors verkleind, het document ziet er gelikt uit en is eenvoudig terug te vinden. Je bespaart uiteindelijk veel tijd (en dus geld) met de integratie van deze drie systemen.

Meer weten?

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden binnen jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op met iWRITER: info@iwriter.nl of tel: 040 – 23 23 395.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!