Op weg naar optimaal contractmanagement deel 1: Contracten digitaliseren en registreren

Contractmanagement optimaal binnen uw organisatie implementeren is een klus die niet even van de ene op de andere dag gedaan wordt. Naast de tijd die het kost om een oplossing in gebruik te kunnen nemen, zijn het vooral de fundamentele vragen zoals “wat is wel en wat is geen contract?” en “wat leggen we in een contract vast?” die vooraf om zorgvuldige aandacht vragen. In dit artikel werp ik een blik op de eerste stappen in het proces naar een optimaal contractmanagement: Contracten digitaliseren en registreren.

Eenvoudig contractmanagement: het contractregister

Veel organisaties hebben een eigen contractregister waarmee zij contracten managen. Daarbij worden verschillende methodes gehanteerd: bijvoorbeeld een map waarin alle contracten zijn verzameld of een Excel-lijst die op iedere afdeling apart wordt bijgehouden. De beschikbaarheid van informatie  is met deze methodes  echter beperkt. Zo zal een medewerker bijvoorbeeld eerst naar de afdeling inkoop moeten gaan om de inhoud van een contract te kunnen bekijken. En wanneer contracten per afdeling worden beheerd, is er vaak een gebrek  aan inzicht. Het risico is vrij groot dat dan meerdere contracten voor dezelfde producten worden aangegaan.

Een centraal en voor iedereen digitaal toegankelijk contractregister zorgt ervoor dat iedereen over de juiste informatie beschikt en de inhoud van contracten altijd kan opvragen. Natuurlijk houdt u hierbij rekening met contracten die vertrouwelijke informatie bevatten.

Wat is nu eigenlijk een contract?

In een contractregister worden contracten vastgelegd. Dat is vanzelfsprekend! Maar welke documenten worden nu als een contract gezien en welke niet? De definitie “alle overeenkomsten  waar twee handtekeningen onder staan” geldt niet voor elke organisatie als het enige criterium. Wanneer u uw contracten registreert, houdt dan altijd het doel van uw contractregister voor ogen en beantwoordt eerst wat voor u nu eigenlijk een contract is.

Wilt u in het contractregister inzicht in alle lopende overeenkomsten of alleen contracten met een bepaalde drempelwaarde en die grote impact op het budget hebben? Denk ook als organisatie na wat u met eenmalige opdrachten wilt. Deze kunnen een hoge waarde hebben en dus impact op het budget hebben maar ze hebben geen looptijd. Daarbij de garantietijd buiten beschouwing gelaten.

Welke contractinformatie legt u vast?

De eigen methodes met contractmappen en lijsten in Excel zijn een aanzet naar een digitaal contractregister. De informatie uit deze contracten is dan zoals gezegd voor uw gehele organisatie slechts beperkt beschikbaar. Het oorspronkelijk contractdocument ontbreekt en ook is het lastig om de juiste informatie snel terug te vinden. Toch vormen deze methodes meestal wel een goede basis om te bepalen welke contractinformatie moet wordt vastgelegd.

Het is belangrijk dat u alleen die informatie vastlegt, die u nu of in de toekomst nodig heeft. Dit zijn natuurlijk de start- en einddatum van het contract en de contractant, maar denk ook aan een categorisering op contracttype, de ondertekendatum en de waarde van het contract. Blijf kritisch en bepaal met meerdere betrokkenen de echte essentiële gegevens van uw contracten. Dit zorgt ervoor dat het registreren van contracten niet onnodig ingewikkeld wordt en te veel tijd in beslag neemt van uw medewerkers.

In deel 2: van registreren naar beheren

Als u de definitie van een contract en de gegevens die vastgelegd moeten worden hebt bepaald dan kunt u het digitale contractregister gaan vullen. Door de gegevens uit uw contractregister vervolgens te gebruiken om uw contracten te monitoren, neemt u de volgende stap naar een optimaal contractmanagement. In deel 2 laat ik u zien hoe u deze stap van registreren naar het beheren van uw contracten neemt.

Lees ook het artikel over contractmanagement: 4 tips voor een efficiënte contractmanagement strategie

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!