Wat je moet weten over de aanschaf van een e-depot

Je bent directeur van een Archief-Erfgoedinstelling binnen de lokale overheid. Je zit in een gemeenschappelijke regeling. Jouw instelling is actief aan de publiekskant van je dienstverlening. Je bent actief in het uitoefenen van de toezichthoudende rol, zo neem je deel aan het informatieoverleg binnen de gemeenten, volgt de ontwikkelingen rond Archief 2020, KING, etc.

Positie en zichtbaarheid onder druk
Jouw probleem kan als volgt worden geformuleerd: aan de publiekskant van je dienstverlening zit weinig groei, je klantenbestand vergrijst, is eenzijdig opgebouwd, geeft weinig perspectief op waardering van je opdrachtgevers. Aan de kant van het ’toezicht’ kamp je voortdurend met botsende werelden: jij bent normatief vanuit je taakopvatting (TMLO, RODIN, baseline voor gemeenten), terwijl je gesprekspartners niet geïnteresseerd zijn in archiefvorming maar bezig zijn digitaal werken vorm te geven. Kortom: je positie en zichtbaarheid, met de daaraan gekoppelde waarde, staan onder druk. En bovenop dit alles zit je budget nagenoeg vast in mensen, gebouw en exploitatie.

Hoe dit het hoofd te bieden? Antwoord: een speler worden in de digitale informatiehuishouding van je opdrachtgevers. Claim een deel van de informatietaart. Voeg waarde toe aan de primaire taken van de deelnemende lokale overheden. Duurzame informatie is je ding, het verduurzamen je skill. Evenals het beantwoorden van vragen over open government, privacy, informatieobjecten en dergelijke.

Zet jezelf op de kaart
Voor het komende decennium bestaat je strategie uit de aanschaf van een e-depotvoorziening. Daarna ga je aan de slag met het vormgeven van diensten voor het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van informatie vanuit deze e-depotvoorziening.

Zo voeg je weer waarde toe aan de administratie van de opdrachtgevers; ICT-ers ontlast je met het vraagstuk over ‘contentmanagement’ en de business ondersteun je door integere dienstverlening aan burgers en bedrijven te leveren. Bovendien faciliteer je de realisatie van transparant bestuur. Je moet er immers voor zorgen dat je in de digitale wereld weer op de kaart komt te staan van de bestuurders.

Wat je wel koopt
Je zoekt dus een partner die partner wordt in jouw business. De lat van jouw ambitie ligt per slot van rekening hoog. Je zoekt niet een leverancier met software waarmee je digitale informatie door een sleutelgat kan duwen. Je zoekt een partner die met jou de actuele praktische duurzaamheid vraagstukken binnen de organisaties oplost. Een partner voor wie de vragen van de interne klanten leidend zijn. Daarom koop je geen e-depot. Je koopt een positie in de digitale wereld van jouw geldschieters.