Hoe archiefwaardig is SharePoint?

Hoe men het ook wend of keert, Microsoft SharePoint is absoluut marktleider op gebied van collaboratiesoftware, in de volksmond ook wel Groupware genoemd. Met de jaren is het product steeds populairder geworden. Onderzoek van Computer Profile dit jaar heeft uitgewezen dat maar liefst 46% van de 600 geïnterviewde bedrijven en organisaties een SharePoint omgeving ter beschikking heeft. In 2013 was dit aantal slechts 35%. Als samenwerkingsplatform is SharePoint dus al ongekend populair. Tel hier de integratie met Social Media, de toenemende mogelijkheden op het gebied van collaboratie en het laagdrempelige Office 365 bij op en wij kunnen enkel tot de conclusie komen dat de populariteit van SharePoint de komende jaren alleen nog maar zal stijgen. Maar is SharePoint ook geschikt als duurzaam archief? Voor BCT ging ik op onderzoek uit.

Ik begin dit onderzoek met een korte analyse over de standaardfunctionaliteit die SharePoint biedt op het gebied van Records management met het Recordscenter. Vervolgens worden tien redenen genoemd waarom SharePoint juist geschikt zou zijn als duurzaam archief, gevolgd door tien redenen waarom SharePoint juist minder geschikt zou zijn voor dit doel.

Het Records Center

Sinds de komst van het ‘Records Center’ in 2010 bezit SharePoint, out-of-the-box, mogelijkheden voor toepassing van Records management. Dit vormt de basis voor duurzame archivering. De praktijk is echter dat SharePoint in overheids- en archiefland overwegend wordt ingezet als intranet, en dat wij het slechts zelden tegenkomen als archiefsysteem voor de duurzame opslag van documenten. Hoe komt dat nu? SharePoint is wellicht het bekendste platform op het gebied van samenwerken en documentbeheer en biedt dus vanaf 2010 al functionaliteiten die duurzame archiefvorming mogelijk zouden moeten maken. En toch zet de Nederlandse archiefmarkt niet direct in om SharePoint als duurzaam RMA te gebruiken. Is dit terecht?

Wat is het Records Center?

In een notendop is het Record Center een site template (sjabloon voor een SharePoint-site) waarmee een site gemaakt kan worden die recordmanagement ondersteunt. In alle basisfunctionaliteiten van een archiefsysteem is voorzien. Het aanleggen van records met metadata, versiebeheer op zowel het document als de gegevens, het instellen bewaar- en vernietigingstermijnen alsook het bewaren van de records in dossiers door gebruik te maken van documentsets. Er zijn zelfs (post) routeringsmogelijkheden opgenomen en een auditing functionaliteit (module voor controle en verantwoording) die de wijzigingen nauwgezet bij houdt. De functionaliteit van in-place records stelt de gebruiker in staat een document of item tot record te “declareren” (verklaren) waarmee de gestelde archiefregels aan het item worden toegekend. U leest meer over het Records Center op de site van Microsoft: Introduction to he Records Center.

10 Redenen waarom SharePoint geschikt is voor duurzame archivering

De mogelijkheden van SharePoint en het Records Center klinken veelbelovend. Daarom beginnen wij met 10 redenen die voor SharePoint kunnen spreken op dit gebied.

  1. RMA functionaliteiten in SharePoint
    SharePoint is een perfect beheersbaar systeem dat voldoet aan de basisvoorwaarden voor het vastleggen van documenten: versiebeheer, workflow en toegangsrechten. Met het Records Center, zoals hierboven omschreven, kan archiefbeheer en audit (voor het controle proces) worden toegepast.
  2. Uitstekend platform voor Collaboratie/samenwerken
    Wereldwijd is SharePoint het meest gebruikte samenwerkings/collaboratieplatform en, zoals uit de inleiding al blijkt, in Nederland op dit gebied ook onbetwist marktleider. Met het delen van documenten, het aanmaken van project- en teamsites stelt SharePoint de gebruiker(s) perfect in staat samen aan projecten en documenten te werken.
  3. SharePoint werkt
    Meer dan 135 miljoen gebruikers wereldwijd bieden inzicht en ervaring. Voor elk probleem is wel een oplossing bedacht. SharePoint is een beproefd en werkend systeem met perspectief en mogelijkheden. Door de schaalgrote waarop het ingezet wordt, zijn bugs beperkt en worden ze overwegend snel opgelost (link: Microsoft by the numbers).
  4. SharePoint Search
    SharePoint beschikt over uitstekende zoekfunctionaliteiten waarmee met behulp van slimme algoritmes gezocht kan worden op zowel metadata als documentinhoud. Door het gebruik van filters en de zogeheten facets (waarmee zoekresultaten op trefwoord te filteren zijn) worden de zoekresultaten beheersbaar. Een voorbeeldweergave van het document in het zoekresultaat ondersteunt de zoekbeleving.
  5. Open platform
    SharePoint is een open platform systeem dat perfect kan communiceren met andere systemen of portalen. Door gebruik te maken van de goed gedocumenteerde APIs en webservices functionaliteit kan het bestaande systeem of portaal binnen de organisatie aan SharePoint gekoppeld worden. Door de populariteit van SharePoint, is de kans groot dat de koppeling die u zoekt al bestaat en/of met geringe aanpassingen inzetbaar is.
  6. Any time, Any place, Any device
    Het nieuwe werken wordt ook wel eens aangeduid met de term: Any time, Any place, Any device. SharePoint is een omgeving die zich hier perfect voor leent, waarbij altijd en overal op ieder device (ook te denken aan tablets) de juiste informatie beschikbaar gesteld kan worden.
  7. Office integratie en Social Media
    SharePoint biedt een mooie integratie met de veelgebruikte office pakketten (Word, Excel, PowerPoint, Access). Metadata uit SharePoint kan gekoppeld worden binnen een Officedocument en vice versa. Tevens begint de integratie met Social Media in stroomversnelling te komen, waardoor het mogelijk wordt om items uit Yammer, Twitter en Facebook te integreren met SharePoint.
  8. Gebruikersvriendelijkheid en acceptatie
    SharePoint is een product dat ontwikkeld lijkt te zijn vanuit de gedachte van de eindgebruiker. SharePoint creëert herkenbaarheid en structuur op basis van het Windowsplatform. Voor menig “nieuwe” SharePoint gebruiker voelt de Windows look-and-feel als thuiskomen. Sinds begin jaren 90 is een Windows PC immers gemeengoed in de meeste Nederlandse huishoudens. Deze herkenbaarheid motiveert de gebruiker met het systeem te werken en komt ellenlange inwerk- en cursustrajecten ten goede.
  9. Schaalbaarheid
    De hoeveelheid data en gegevens die een SharePoint omgeving kan bevatten is enorm. SharePoint server 2013 kan binnen één omgeving tot 100TB in de databases herbergen. 30 miljoen items per documentbibliotheek. 2 miljoen gebruikers per site collectie. Indrukwekkende aantallen waarmee geadverteerd wordt. Met geschikte hardware en een slimme inrichting zal men niet snel capaciteitsproblemen ondervinden. (link: Software boundaries and limits for SharePoint 2013).
  10. Developer in mind
    SharePoint is ontwikkeld met de software ontwikkelaar in gedachte. Standaard wordt zelfs een toolkit meegeleverd waarmee de ontwikkelaar meteen aan de slag kan. Ervaringen, boeken en communities, alsook het gebruik van algemene technieken (HTML5, .NET) maken het platform prima toegankelijk voor de ontwikkelaar.

10 Redenen waarom SharePoint minder geschikt is voor duurzame archivering

Elke medaille heeft zijn keerzijde. Hoe veelbelovend de punten uit voorgaande paragraaf ook lijken, er zijn toch nog wel enige punten waar u zich van bewust dient te zijn wanneer u SharePoint wilt gaan inzetten als archiefsysteem (RMA).

  1. Governance vs Vrijheid SharePoint pretendeert vrijheid.
    Een oneindigheid aan mogelijkheden om onbelemmerd samen te werken. Het aanleggen van documenten, sjablonen en documenttypen, alsook de creatie van project- en teamsites behoort tot de mogelijkheid van menig eindgebruiker. Deze vrijheid staat vaak haaks op de strakke Governance structuur die een archiefsysteem verlangt (Governance is de voorwaarden voor structuur en regelgeving voor de inrichting van een archiveringssysteem). Hoe brengt u het beste van deze twee werelden samen? Hierover dient goed te worden nagedacht om chaos en gebrekkige gebruikersacceptatie te voorkomen.
  2. Compliancy in Nederland
    Ondanks dat SharePoint out-of-the-box perfect beheersbaar is op gebied van autorisaties, rechten en hiërarchie, voldoet het op het gebied van Compliancy (voldoen aan wet en regelgeving) niet aan Nederlandse maatstaven. Het voldoen aan de archiefwet en ISO- en NEN2082 certificeringen zijn een vereiste voor menig organisatie. Aanpassingen en koppelingen met tools en diensten van derden zijn onvermijdelijk om de felbegeerde certificaten in de wacht te slepen.
  3. Opname van een duurzaam PDF/A Archiefbestand
    SharePoint voorziet standaard niet in de functionaliteit om naast het originele bestand tevens een archiefbestand te genereren in duurzaam PDF/A formaat. Conform wetgeving is dit vereist. Idealiter zou elk record een duurzaam archiefbestand in PDF/a formaat, het originele bestand (inclusief versies) en metadata te dienen bevatten. Om dit georganiseerd te krijgen is software van derden nodig.
  4. Digitaliseren en Capture
    Standaard is geen functionaliteit voorhanden voor het digitaliseren van papieren documenten. Het zogeheten capture proces. Er dient software gekoppeld of ontwikkeld te worden om de gescande documenten van bijvoorbeeld het secretariaat of de postafdeling in te lezen in SharePoint.
  5. Overzichten en controles
    De basisfunctionaliteit m.b.t. het genereren van overzichten ten behoeve van het archief (en controles hierop) zijn beperkt. Om goede overzichten te kunnen genereren van bijvoorbeeld verwijderde dossiers/records alsook selecties van bewaar-vernietigingstermijnen is maatwerk nodig. Audit controles kunnen anders moeizaam verlopen.
  6. Inzetten van Workflow
    Om te kunnen voldoen aan de eisen van een hedendaags Nederlands archief is de inzet van custom workflow eerder regel dan uitzondering. Denk hierbij aan functionaliteiten als acties bij het verwijderen van een dossier, geavanceerde regels voor routering voor de behandeling van (post)stukken. Of specifieke acties bij het verwijderen, verplaatsen of het verstrijken van een bewaartermijn. Standaard is de functionaliteit van SharePoint hierin beperkt.
  7. Verplaatsen en export
    Het verplaatsen van documenten en records vanuit een samenwerkingslocatie naar het recordcenter kan wel eens omslachtig zijn en leiden tot verminderde vindbaarheid. Dit tot frustratie van menig eindgebruiker. Indien men een record wil verplaatsen buiten het systeem (downloaden) dan dient men er rekening mee te houden dat de metadata niet mee geëxporteerd wordt. Wil men grote hoeveelheden inclusief metadata exporteren, of een archief uit een ander systeem importeren? Dan duidt dit vrijwel altijd op een maatwerk project.
  8. ERP koppelingen
    Omdat ERP systemen vaak niet archiefwaardig zijn en organisaties het liefst hun gegevens centraal in één omgeving hebben staan dient er dikwijls een koppeling gelegd te worden met het ERP systeem. Men wil bijvoorbeeld kunnen zoeken in externe applicaties zoals de factuurverwerking en de factuur vanuit het archief kunnen benaderen. Er dient nauwgezet onderzocht te worden wat de wensen zijn en hoe complex het is een dergelijke koppeling op te zetten. Een koppeling met een ERP systeem als Microsoft’s eigen Dynamics zal bijvoorbeeld minder voeten in aarde hebben, dan een koppeling met een kleinschaliger systeem dat vanaf scratch ontwikkeld dient te worden.
  9. Release en Updatebeleid
    SharePoint verandert met de jaren en naar de toekomst toe (met SharePoint Online) wil men afstappen van een traditioneel release beleid (met bijhorende migratietrajecten) en wil men naar een model waarbij de software automatisch geüpdatet wordt (continuous upgrade). Wilt u SharePoint als archief gaan gebruiken (waarbij archiefbestanden tot x-jaren na dato opvraagbaar moeten zijn) dan dient u op de hoogte te zijn van het long time support beleid van het aangeschafte product. Vooral bij inzet van Hybride oplossingen waarbij deels de lokaal geïnstalleerde versie van SharePoint gebruikt wordt en deels SharePoint online, dient u te toetsen of het voldoet aan wet en regelgeving.
  10. Email integratie
    Email integratie is een belangrijk onderdeel binnen menig archiefsysteem. Organisaties wensen binnengekomen stukken, al dan niet voorzien van bijlagen, te kunnen opslaan in het archief. Tevens is het prettig als bij het samenstellen van een mail, de stukken uit het archief makkelijk kunnen worden opgezocht en ingesloten. Denk aan drag-and-drop. Alhoewel SharePoint Online en outlook 2013 enige integratiemogelijkheden bevatten, dient er altijd een koppeling op touw gezet worden om de interactie mee te creëren.

Conclusie

Conclusie is dat SharePoint een groot aantal functionaliteiten biedt en een samenwerkingsplatform is met ongekende mogelijkheden. Echter moeten er aanvullende functionaliteiten aan gekoppeld worden of er moet op door ontwikkeld worden, voordat organisaties het als volwaardig archiefsysteem kunnen inzetten naar Nederlandse maatstaven. In de basis zijn archieffunctionaliteiten aanwezig, toch dient u vrijwel altijd een maatwerk traject in te gaan, of een leverancier in de arm te nemen die een archiefoplossing op basis van SharePoint ontwikkeld heeft. Boven alles geldt: bezint eer ge begint. Door de hoeveelheid mogelijkheden, functionaliteiten & vrijheid kan een SharePoint implementatie de nodige risico’s met zich mee brengen.

Auteur: Maarten Delissen, Consultant BCT

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!