Positionering van het e-depot; digitale bewaarplaats of opslagfunctie

Laatste update 29 juni 2022

Positionering van het e-depot kent twee soorten. Enerzijds is er de positionering in het proces en anderzijds de positionering in het applicatielandschap.

Soorten systemen binnen een organisatie
Zonder diep op de architectuurlandschap in te gaan, zijn er drie soorten systemen die een rol spelen in de applicatiearchitectuur als het gaat om informatie:

Taakspecifieke en generieke (zaak)systemen: systemen die behandelaars ondersteunen tijdens de uitvoering van het proces. Hierin worden procesgegevens en ontvangen of gecreëerde informatie opgeslagen.
DMS/RMA systemen: generieke systemen die informatie opslaan met het oog op het bewaren conform de vooraf bepaalde bewaartermijnen.
E-depot systeem: systemen die gericht zijn op langdurig, digitaal duurzaam opslaan van informatie en metadata.

De nadruk wordt vaak op DMS gelegd. Deze wordt in elke organisatie apart gepositioneerd in de informatiehuishouding, terwijl deze slechts een beperkt deel bevat van alle archiefwaardige informatie in een organisatie. Veel andere taakspecifieke applicaties bevatten archiefwaardige informatie. Daar komen de laatste jaren de generieke zaak- en processystemen bij. Zolang deze systemen niet integraal gebruikt worden, wordt de versnipperde informatiehuishouding groter.

Positionering in het proces
De positionering van het e-depot in het proces kun je aan de hand van applicatierollen onderverdelen in drie modellen:

E-depot als digitale archiefbewaarplaats. Dit is de meest eenvoudige en voor iedereen te begrijpen positionering. Alleen zaakdossiers die in aanmerking komen voor overbrenging worden overgedragen naar een e-depot.
Informatieobjecten worden na het afhandelen van de zaak overgebracht naar het e-depot. In het DMS/RMA blijven de metadata beschikbaar. De formele overbrenging wordt gereduceerd tot een formaliteit.
Bij de laatste variant wordt al tijdens de zaak informatie opgeslagen in het e-depot. Nu het onderscheid tussen verschillende fasen, waarin een zaak zich bevindt, steeds kunstmatiger wordt en de principes van ‘open overheid’ meer gemeengoed worden, zal dit het meest dominante model worden.

Positionering in de applicatielandschap
Vanuit de rollen van de verschillende soorten systemen en de positionering van het e-depot in het proces, zijn er twee scenario’s voor de positionering van het e-depot in de architectuur:

E-depot als digitale bewaarplaats, na officiële overbrenging.
E-depot als opslagfunctie, waarbij dus informatie in een eerder stadium wordt opgeslagen in e-depot dan de officiële overbrenging. Dit kan bij de creatie van informatie plaatsvinden, na het afsluiten van een zaak of er ergens tussenin.

Het is goedkoper, efficiënter en flexibeler om informatie eerder in een e-depot op te slaan. Je bespaart hierdoor op ICT en de bijkomende beheerkosten. Om processen binnen organisaties optimaal te laten verlopen en zo min mogelijk te verstoren, is het aanbevelenswaardig om informatie na het afsluiten van een zaak op te slaan in een e-depot.

Niet onbelangrijk, de functionele positionering
Het e-depot kent op organisatievlak (DIV, Archief) geen positionering. Door de digitalisering en ontwikkelingen als zaakgericht werken en keteninformatisering zijn veel taken van archivering integraal onderdeel geworden van het primaire proces en dus bij de behandelend ambtenaar komen te liggen. De rollen van functionarissen binnen (overheids-) organisaties zijn hierdoor veranderd. Het bewustzijn moet verder aangewakkerd worden, dat een ieder binnen een organisatie een rol heeft binnen het e-depot. Maar de verantwoordelijkheid blijft bij de secretarissen en directeuren.