Zonde 4 bij de vorming van een OD: onderschatten omvang en complexiteit informatiestromen

Laatste update 29 juni 2022

Alle omgevingsdiensten en gemeenten herkennen dit vast: de omgevingsdienst werkt samen met gemeenten. Bij alle gemeenten (deelnemer in de omgevingsdienst) komt informatie (aanvragen, tekeningen, aanvullende informatie) binnen en deze komt terecht op een plek waar deze niet terecht hoort te komen. Want het mandaat en dus het werk ligt bij de omgevingsdienst en de informatie komt binnen bij de gemeente (of andersom).

Veel omgevingsdiensten kiezen ervoor om informatie digitaal te maken. Dit levert al veel voordelen op, maar het lost niet alle problemen op.

In eerste instantie kost de nieuwe samenwerkingsvorm en de wijziging in werkwijzen extra werk:

De omgevingsdienst en de gemeente hebben afgesproken dat de verantwoordelijkheid en het werk naar de omgevingsdienst gaat, en leveren daarvoor (intern) capaciteit voor in. Er blijft echter meer werk over dan is verwacht: digitaliseren van stukken, extra administratie, uitleenadministratie etc.
De omgevingsdienst wil het proces zo gemakkelijk mogelijk maken en doet aanpassingen in het proces, wat inspanning kost van de omgevingsdienst, maar ook van de gemeente die de werkzaamheden ook moet aanpassen. Daarvoor is veel overleg en begrip noodzakelijk.
De archiefinspecteur van de gemeente en de eigen omgevingsdienst houdt ook vinger aan de pols en stelt kwaliteitseisen. Dit is immers het moment dat werkzaamheden gaan veranderen, dus de mogelijkheid om verbeteringen in informatiebeheer door te voeren.

Kortom: op korte termijn meer werk. Maar gaat het op lange termijn wel beter dan? En wordt het werk daarmee minder?

Spaghetti
Voor wat betreft de informatiestromen is er nog veel werk aan de winkel. Teken het proces en de informatiestromen maar eens uit. Als je er een plaatje van zou tekenen lijkt het nog het meeste op een bord met spaghetti. Is er een eenvoudige oplossing? Nee, helaas, maar je kunt het jezelf wel gemakkelijker maken. En dat vergt inspanning van beide kanten, je bent immers gezamenlijk verantwoordelijk voor het ontwarren van de spaghetti.

Stel gedragen oplossingen voor (in proces én informatie) en schat de consequenties op waarde. De consequenties en veranderingen zijn groter dan je denkt. Het heeft geen zin iets af te spreken wat je niet kunt nakomen.
Houd het klein, je kunt niet in 1 keer een ‘spaghettibrei’ ontknopen, je ontkomt niet aan een tussenoplossing en misschien daarna op nog een tussenoplossing. Leer van de ervaring en doe het de volgende keer beter.
Voor degene die controleert: laat los en trek juist niet de touwtjes aan. Verandering heeft ruimte nodig en help met de verandering.
Accepteer dat het eerst meer werk kost, veranderingen gaan eerst de berg op voordat je vervolgens iets rustiger kunt afdalen.
En als laatste: doe het vooral samen. Je bent dit samen gestart en zult dit ook gezamenlijk tot een goed werkend geheel maken.