Zonde 5 bij functioneel beheer: geen passende applicatie zonder goed functioneel beheer
“Wij kopen een zaaksysteem of DMS/RMS en zijn daarmee van onze informatieproblematiek af. Het zaaksysteem of het DMS/RMS is er namelijk voor bedoeld en ingericht om informatie te structureren en te conserveren.” Deze gedachtegang komt regelmatig voor. Een passende applicatie wordt gezien als de oplossing voor het probleem. En toch levert dit niet de gewenste resultaten op, hoe kan dit?
Er wordt voorbij gegaan aan het feit dat elke organisatie uniek is. Zo genereren organisaties door middel van verschillende specifieke taken en werkprocessen hun inkomsten maar ook standaard werkprocessen verschillen vaak per organisatie. Naast de werkprocessen heb je namelijk ook te maken met de mensen binnen de organisatie, de geldende werkafspraken, die vaak al heel worden lang toegepast,en de heersende bedrijfscultuur.
Logisch?
Om de applicatie succesvol te maken, moeten zowel de bedrijfscultuur als de specifieke werkprocessen aansluiten op de applicatie. Zonder aansluiting worden de mensen binnen de organisatie immers niet goed ondersteund in hun werk. En het is een stuk eenvoudiger om een applicatie in te richten die ‘aansluit’ bij de cultuur en werkprocessen dan andersom.
Dit klinkt allemaal heel logisch, maar wordt in de praktijk vaak vergeten bij het aanschaffen en implementeren van een nieuwe applicatie. Deze trajecten worden vaak geleid door de ICT-afdeling. Dit resulteert in een prachtige inrichting, maar vaak wordt vergeten input te vragen aan de medewerkers die er uiteindelijk mee moeten werken. Juist het gebruik door de medewerkers zorgt ervoor dat de applicatie een succes is of niet.
In gesprek met
Om ervoor te zorgen dat de applicatie de mensen en de organisatie op de juiste wijze ondersteunt, treedt de functioneel beheerder als schakel op. De functioneel beheerder begrijpt de taken van de medewerkers en werkprocessen van de organisatie en weet deze te vertalen naar een juiste inrichting in de nieuwe applicatie. De functioneel beheerder is hiervoor voortdurend in gesprek met de medewerkers om de wensen en eisen te bepalen. Met de ICT-afdeling voert de functioneel beheerder het gesprek over de kaders en randvoorwaarden.
Kortom, een passende applicatie is zeker onderdeel van de oplossing, maar zonder goed functioneel beheer ondersteunt de applicatie de organisatie niet optimaal. Functioneel beheer is de koppeling tussen de applicatie en de organisatie en is daarmee van groot belang voor soepel lopende werkprocessen, tevreden medewerkers en het succes van uw organisatie!