Hoe Microsoft SharePoint drie generaties aan kennismanagementsystemen verenigt

Social media stimuleren informatiedeling binnen teams, helpen bij het vinden van de juiste mensen voor opdrachten en vergemakkelijken het plaatsonafhankelijk werken. Al deze voordelen vallen binnen het domein van Knowledge Management, of kennismanagement.

Geschreven door gastblogger Joost van Lier

Dat vakgebied wordt veelal onderverdeeld in meerdere generaties. De Amerikaan McElroy sprak in 1999 in het blad Knowledge Management voor het eerst over de introductie van een nieuwe generatie van kennismanagementsystemen; tegenwoordig spreken we zelfs van drie generaties. In deze blogpost bespreek ik hoe die drie perspectieven op kennismanagement tot uiting komen in SharePoint, het kennismanagementsysteem van Microsoft.

Generatie I: Objectivist Perspective
De eerste generatie van kennismanagementsystemen volgde wat we het Objectivist Perspective noemen. Deze systemen richtten zich vooral op het identificeren van vaardigheden en competenties binnen organisaties. In SharePoint wordt deze kennis doorgaans vastgelegd in de User Profiles. Gebruikers kunnen zelf aangeven welke opleiding zij hebben gevolgd, aan welke projecten ze hebben gewerkt en over welke vakkennis ze beschikken. Zoals Lew Platt, CEO van HP, ooit zei: “If HP knew what HP knows, we would be three times as profitable.” Door de User Profiles in SharePoint op een slimme manier te gebruiken, wordt beter duidelijk welke kennis er bestaat binnen een organisatie.

Generatie II: Relational Perspective
In de tweede generatie van kennismanagementsystemen staat het Relational Perspective centraal. Hierin gaat het om het ondersteunen van Communities of Practice (groepen van mensen die dezelfde skills bezitten), online communities en sociale netwerken. Ook het gebruik van intranetten en kennissystemen komt in dit verband aan bod. SharePoint biedt hiervoor verschillende mogelijkheden: het gebruik van sites voor ondersteuning van Communities of Practice, CMS-functionaliteiten voor intranetten en discussiefora voor online communities.

Generatie III: Open Perspective
De derde generatie kennismanagementsystemen is gebaseerd op het Open Perspective. Tools voor samenwerking en het visualiseren van data komen in deze generatie beter aan bod. SharePoint biedt hiervoor verschillende Business Intelligence (BI)-tools. Denk bijvoorbeeld aan de standaardintegratie van Microsoft PowerBI, maar ook aan de PerformancePoint Services. De samenwerkingstools richten zich in de derde generatie vooral op Enterprise Social Media, waarvoor SharePoint integratie met Yammer en Lync biedt. In de toekomst zal SharePoint bovendien worden uitgebreid met Office Graph, een tool waarmee relaties tussen medewerkers en informatie visueel worden weergegeven.

Conclusie: veelzijdig platform
SharePoint bewijst een veelzijdig platform te zijn. Daardoor kan SharePoint binnen elk type bedrijf worden ingezet als kennismanagementsysteem, ongeacht de grootte van het bedrijf of de mate waarin kennismanagement al wordt toegepast. Voor een succesvolle implementatie is het echter wel van belang om van meet af aan te erkennen dat SharePoint als kennismanagementtool gebruikt gaat worden. Daardoor wordt SharePoint op de juiste manier ingericht, met de functionaliteiten die voor de organisatie van belang zijn. Een goed ingerichte SharePoint-omgeving kan zo voor elke organisatie dienen als een kennismanagementsysteem dat informatie op het juiste moment, op de juiste plek en bij de juiste personen krijgt.
Tot slot wil ik nog benadrukken dat, hoewel ik in deze blog uitsluitend kijk naar SharePoint, er nog andere tools zijn aspecten van kennismanagement mogelijk maken. Deze ondersteunen vaak ook verschillende generaties van kennismanagement en zijn soms ook goed te integreren met SharePoint. Yammer en Lync, bijvoorbeeld, zijn geschikt voor de ondersteuning van Communities of Practice en integreren naadloos met SharePoint. Hiermee wordt SharePoint alleen nog maar meer als centraal kennismanagementsysteem gepositioneerd.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!