Zonde 3 bij de vormgeving van een OD: als je doet wat je deed..

Laatste update 29 juni 2022

Ongeveer 96% van onze tijd doen we dingen die we al gewend waren. En dat is lang niet altijd verstandig. Dat geldt ook voor de inrichting van informatiebeheer bij omgevingsdiensten. Dit is hét perfecte moment om eens goed na te denken om informatiebeheer op een andere manier te organiseren.

In de afgelopen jaren is er veel gebeurd bij de omgevingsdiensten. Zoals in een eerdere zonde is beschreven volgt de ontwikkeling van een omgevingsdienst vier (volgtijdelijke) fasen:

het bestuurlijk proces van vorming van de omgevingsdienst
het fysiek proces van vorming van de omgevingsdienst
het uitvoeringsproces van vorming van de omgevingsdienst
en het informatie en ICT proces van vorming van de omgevingsdienst

Verlengde kabels doorgeknipt..
Bijna alle omgevingsdiensten zijn nu bezig het informatie en ICT proces vorm te geven. De verlengde kabels zijn doorgeknipt (of dat worden ze) en de omgevingsdiensten zijn bezig met het inrichten van ICT, het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen en het inbedden van de mensen in de organisatie. Eén van de onderdelen wat veel omgevingsdiensten lastig vinden, is het organiseren en inrichten van informatiestromen en informatiebeheer. Over de informatiestromen heb ik in een eerdere zonde al een paar kanttekeningen gemaakt.

Informatiebeheer. Geregeld? Of niet?
Dan even over informatiebeheer. Het is immers verleidelijk om informatiebeheer op dezelfde manier in te richten zoals het is geregeld bij de aangesloten partners of het in ter richten zoals we gewend zijn. En daarmee bedoel ik: we organiseren een afdeling die er alles van af weet (een DIV afdeling dus), we kopen een systeem die ons gaat helpen (een DMS dus) én we nemen een veelheid van maatregelen zoals procedures en ordeningen om alle informatie op een eenduidige manier te beheren. Geregeld? Of niet?

Waarom denken we eerst niet eens vanuit een aantal fundamentele vragen:

Wat zijn nu werkelijk de risico’s rond het beheer van informatie? Betreft het alle informatie? Of juist specifiek een aantal processen waarvan relevante moet worden beheerd?
Op welke processen/informatie leggen we de focus en welke middelen zetten we daar op in?
Is informatiebeheer een verantwoordelijkheid die voor iedereen geldt? En wat betekent dat voor de rol van de DIV-afdeling? Wordt deze meer kaderstellend/adviserend?
Welk systeem helpt ons echt in ons werk? En hoe zorgen we ervoor dat we dit ook op de juiste manier gebruiken?

Goed nadenken over deze vragen (en nog wel een paar andere) leidt vaak tot verrassende, vernieuwende inzichten op het gebied van informatiebeheer. Nu is de kans om dit te doen! Het komt immers niet vaak voor dat je een nieuwe organisatie mag neerzetten. En waarom zou je het niet doen?

Immers: als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg…en dat was nou juist niet de bedoeling bij de oprichting van de omgevingsdiensten.