Effectiever vergaderen kan met unified communicatie

Steeds meer ondernemers zoeken naar slimme manieren om kosten te besparen. Toch beseft niet iedereen dat ook videovergaderingen hieraan kunnen bijdragen. Ik leg het even uit… We staan met z'n allen uren in de file op weg naar afspraken. Dit kost tijd en geld. Toch nemen veel ondernemers dit verlies voor lief. Waarschijnlijk omdat het nauwelijks inzichtelijk is hoeveel het je precies scheelt. Maar zet je moderne technologie in, dan bespaar je op reistijd én reiskosten. Gegarandeerd!

Rekenen is weten
Ik zeg niet dat alle vergaderingen via video moeten plaatsvinden. Soms kan het van groot belang zijn iemand persoonlijk de hand te schudden. Maar onderzoek het eens. Hoeveel zou het schelen als bijvoorbeeld de helft van alle externe afspraken zonder reistijd en -kosten zouden kunnen worden gemaakt? Dan is de aanschaf van een goede video conference oplossing ineens een zeer slimme investering. Op het internet zijn diverse 'Return On Investment calculators' te vinden. Deze maken inzichtelijk wanneer video conference tot kostenreductie leidt.

Alles goed in beeld?
De tijd dat vaste vergaderruimtes gereserveerd moeten worden (en slechts een kleine groep een video conference kan houden) is voorbij. De introductie van smartphones, tablets en andere mobiele apparatuur heeft video conference toegankelijk(er) gemaakt voor alle medewerkers. Dit zorgt ervoor dat via video vergaderen een steeds groter onderdeel van de bedrijfscultuur wordt. Onderzoek bewijst dat vergaderen via video ook nog eens heel effectief is. Wanneer je elkaar kunt zien kun je ook gezichtsuitdrukkingen interpreteren en samen aan documenten werken. Heel logisch dus dat het gebruik video conference apparatuur ieder jaar gemiddeld met meer dan 50% toeneemt.

Unified communicatie
Investeren in kwalitatieve en toepasbare video conference oplossingen lijkt misschien een grote stap. Toch blijkt dat het een efficiënte investering is. Vooral de integratie van tablets, computers en smartphones in een video conference oplossing is momenteel populair. Het zorgt er namelijk voor dat video vergaderen plaats- en apparaatonafhankelijk wordt. We noemen dat 'Unified'. Dus de een werkt met een vast systeem vanaf kantoor, de ander met een tablet bij een klant en een volgende met een laptop of PC vanuit huis. En het mooie is… een eigen server is niet nodig. Unified communicatie kan via de cloud.

Kies voor kwaliteit en gemak
Ben je overtuigd van de voordelen van video conference? Hou dan in gedachte dat een goed systeem ook bij beperkte bandbreedte hoge audio- en videokwaliteit garandeert en dat bediening kinderlijk eenvoudig moet zijn. Medewerkers haken namelijk snel af als blijkt dat de kwaliteit matig is. Of wanneer het menu onpraktisch werkt. De kans is dan groot dat ze dan weer in de auto stappen voor elke afspraak. Veiligheid is trouwens ook een belangrijke pijler. Kies daarom altijd voor een communicatiesysteem voor bedrijven. Dan kom je ook niet voor onverwacht nare verrassingen te staan.

Je kunt ook contact opnemen met Ricoh. Wij helpen je graag verder! Wouter Sas - de Geer is onze expert.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!