Zaakgericht werken en duurzaam archiveren in harmonie

Waarom is duurzaam archiveren zo belangrijk?

Zaakgericht werken en duurzaam archiveren in harmonie

Het blijft voor veel overheden lastig om zaakgericht werken te combineren met duurzaam archiveren. Terwijl dit wel erg belangrijk is! Rowenna Hameleers-Ronckers, businessconsultant bij BCT, beschrijft in deze whitepaper hoe deze twee zaken bij elkaar kunnen komen. En wat naar haar mening de beste oplossing is voor overheden.

Een stukje terug in de tijd….

Vroeger vond de dossiervorming pas plaats als het hele proces was afgerond. De archiefafdeling ontving letterlijk een doos papier welke gearchiveerd moest worden. Dit maakte de archiefafdeling volledig afhankelijk van wat er uit de organisatie aangeleverd werd. Procesinformatie bleef hierdoor op de afdeling en was alleen beschikbaar bij de medewerkers zelf. Dus een logistieke scheiding tussen werk- en archiefdossiers met een versnippering van procesinformatie tot gevolg. Met de komst van zaakgericht werken is er een kanteling binnen de archieffunctie merkbaar. In plaats van achteraf archiveren is dit een doorlopend proces geworden.

Wat maakt duurzaam archiveren zo belangrijk?

Uit de praktijk komt naar voren dat alleen zaakgericht werken niet volledig de lading dekt. Processen zijn vaak niet alleen af te handelen via zaakgericht werken. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door een te hoge complexiteit. Daarnaast bestaan er ook nog ‘niet-zaakdocumenten’. Waar vallen deze documenten onder? Verder moet alles ook nog duurzaam gearchiveerd worden. Hoe kan informatie rondom zaken in de toekomst vindbaar en beschikbaar blijven? Hoe kan je dit het beste aanpakken? Deze whitepaper geeft antwoord op al deze vragen.

Zaaksysteem niet geschikt voor duurzaam archief

De overheid is wettelijk verplicht om het archief duurzaam te beheren. Alleen zijn veel zaaksystemen en taakspecifieke applicaties hier simpelweg niet voor gemaakt. Er ontbreken niet alleen applicaties, maar het ontbreekt vaak ook aan kennis bij de leverancier. Zaaksystemen bieden vaak alleen beperkte mogelijkheden tot metadatering en richten zich op informatie rondom het proces of de zaak.

Hoe nu verder?

Lees in de volledige whitepaper meer over wat volgens Rowenna Hameleers-Ronckers de beste oplossing is voor overheden. Hoe zorg je ervoor dat zaakgericht werken en duurzaam archiveren in harmonie verlopen? Lees snel verder en ga aan de slag met deze tips.

 

Download artikel:
Zaakgericht werken en duurzaam archiveren in harmonie

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 

Bedankt voor uw aanvraag! Open hieronder uw document. Wilt u ook op de hoogte blijven middels onze nieuwsbrief?

Openen en inschrijven


Wilt u het artikel direct openen?

Alleen het artikel openen
 

Graag ontvang ik per e-mail het volgende artikel;
Zaakgericht werken en duurzaam archiveren in harmonie

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 
 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!