Digitaliseer al uw documentatie en bespaar tijd en kosten

Digitaliseer al uw documentatie en bespaar tijd en kosten

We zitten op dit moment in het digitale tijdperk. Papier wordt vervangen door digitale documenten, dit gaat echter niet geheel probleemloos. Het blijkt dat gemeentes toch moeilijk afscheid kunnen nemen van papieren documentatie. Na scanning in de postkamer worden papieren documenten alsnog opgeslagen voor het geval dat deze in de toekomst nog nodig mochten zijn.

Hybride informatiestromen
Door de digitale en papieren documentatie ontstaat er een hybride informatiestroom die onnodige kosten met zich meebrengen. De oplossing is vrij simpel: substitutie. Met andere woorden formele goedkeuring om papier geheel te vervangen door digitaal. De weg naar digitalisering is niet moeilijk het moet alleen goed gecoördineerd worden.

Alle documentatie digitaliseren
De meeste organisaties durven de substitutie van digitalisering niet aan, omdat zij onvoldoende op de hoogte zijn van de digitale ontwikkelingen. Daarnaast weten zij niet wanneer en hoe ze moeten overstappen naar digitalisering. Terwijl gemeentes blijven twijfelen over de substitutie blijven de kosten oplopen. De meeste kosten zitten in de dubbele informatiestromen (digitale documenten en papieren documenten). Digitalisering zorgt voor effectiviteit en bespaart een hoop tijd en kosten.

Toezichthouder niet langer verantwoordelijk
Vanaf 01-01-2013 stelt het dagelijks bestuur van de overheidsorganisatie zelf het Vervangingsbesluit vast. Dit houdt in dat de Toezichthouder niet langer verantwoordelijk is voor het goedkeuringsproces om papier te mogen weggooien. Hierdoor is het makkelijker de toestemmingsprocedure te volgen, maar dat betekent niet dat de eisen die vastgesteld zijn aan het archiveren van documentatie minder streng zijn. Om de substitutie door te voeren is het van belang om eerst te bekijken wat de huidige situatie is van een organisatie en daarna kunnen er stappen bedacht worden om de substitutie te implementeren.

Download deze whitepaper
Op de werkvloer worden steeds meer documenten gedigitaliseerd. Toch hebben veel organisaties er moeite mee om zomaar over te stappen naar digitalisering. Download vrijblijvend deze whitepaper en lees alles over de overstap naar digitalisering van al uw documentatie.

 

Download artikel:
Digitaliseer al uw documentatie en bespaar tijd en kosten

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 

Bedankt voor uw aanvraag! Open hieronder uw document. Wilt u ook op de hoogte blijven middels onze nieuwsbrief?

Openen en inschrijven


Wilt u het artikel direct openen?

Alleen het artikel openen
 

Graag ontvang ik per e-mail het volgende artikel;
Digitaliseer al uw documentatie en bespaar tijd en kosten

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 
 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!