Dienst Metro Amsterdam op het goede spoor dankzij informatiedigitalisering
Dienst Metro Amsterdam heeft als onderdeel van de gemeente Amsterdam ongeveer 350 medewerkers in dienst en houdt zich bezig met het oprichten, beheren en onderhouden van metro en tram in Amsterdam. Onder meer de projecten Noord-Zuidlijn, Renovatie Oostlijn en afdeling Eigendom en Beheer vallen onder Dienst Metro Amsterdam. Binnen deze projecten wordt er gebruik gemaakt van informatie over alles wat er bij de bouw en het onderhoud van een metro- of tramlijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan technische tekeningen en elektrische leidingen.
De verantwoordelijkheid voor het ondersteunen van het gebruik en storage van documenten ligt bij de afdeling DIV (Documentaire Informatievoorziening) & ICT. DIV heeft een ondersteunende functie en zorgt ervoor dat alle medewerkers hun documenten digitaal kunnen opslaan en daarnaast controleren zij documentatie op volledigheid en slaan deze op een eenduidige manier op. In eerste instantie gaat het om risicomanagement. Toen de Noord-Zuidlijn ter discussie kwam, werd het belang van goede documentatie en informatie-infrastructuur duidelijk. Dit was de aanleiding om over te gaan op volledig digitaal document beheer.
EDM Decos
In 2010 besloot Dienst Metro Amsterdam – op basis van advies van de raadscommissie, de Archiefinspectie en de Commissie Veerman – het elektronisch documentmanagementsysteem EDM Decos te implementeren. Enkele voordelen van EDM Decos documentmanagementsysteem zijn onder meer:
· Snel digitaal kunnen delen van informatie om eenvoudig te kunnen samenwerken
· Het terugvinden van documenten is een stuk inzichtelijker dankzij de opslagstructuur en de indeling van de dossiers.
Het belang van goed documentmanagement
Het documentmanagementsysteem wordt in stappen ingevoerd. Voor iedere stap wordt met de directe betrokkenen en documentbeheerders (speciaal benoemd om toezicht te houden) overlegt zodat alles netjes digitaal in gebruik wordt genomen. Vooral op lange termijn wordt een belangrijk doel nagestreefd: verantwoording afleggen over het handelen van nu. De documentatie van een bepaalde beslissing is belangrijk.
Wilt u meer lezen over de implementatie van EDM Decos bij Metro Dienst Amsterdam? Download dan geheel vrijblijvend de whitepaper ‘Dienst Metro Amsterdam op het goede spoor dankzij informatiedigitalisering’.
